PMP^®考前沖刺：責(zé)任分配矩陣、團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理

項(xiàng)目資源管理

項(xiàng)目資源管理是指定義如何估算、獲取、管理和利用團(tuán)隊(duì)以及實(shí)物資源的過(guò)程。

本過(guò)程的主要作用是根據(jù)項(xiàng)目類(lèi)型和復(fù)雜程度確定適用于項(xiàng)目資源的管理方法和管理程度。

步驟一：規(guī)劃資源管理

規(guī)劃資源管理有三種類(lèi)型組織理論需要大家辨析

①層級(jí)型：用于表示高層級(jí)的角色

譬如工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)和組織分解結(jié)構(gòu)(OBS)

②責(zé)任分配矩陣RAM：用來(lái)展示項(xiàng)目資源在各個(gè)工作包中的任務(wù)分配。

譬如RACI(執(zhí)行、負(fù)責(zé)、咨詢(xún)、知情)矩陣

③文本型：用來(lái)詳細(xì)描述團(tuán)隊(duì)成員的工作職責(zé)，譬如角色-職責(zé)-職權(quán)等內(nèi)容。

步驟二：估算活動(dòng)資源

估算活動(dòng)資源是估算執(zhí)行項(xiàng)目所需的團(tuán)隊(duì)資源及材料、設(shè)備和用品的類(lèi)型和數(shù)量的過(guò)程。

本過(guò)程的主要作用是明確完成項(xiàng)目所需的資源種類(lèi)、數(shù)量和特性。本過(guò)程應(yīng)根據(jù)需要在整個(gè)項(xiàng)目期間定期開(kāi)展。

考點(diǎn)：資源日歷VS項(xiàng)目日歷

項(xiàng)目日歷：編排開(kāi)展計(jì)劃活動(dòng)的工作日或輪流班次，以及不開(kāi)展計(jì)劃活動(dòng)的非工作日的日歷。項(xiàng)目日歷影響到所有的活動(dòng)。

資源日歷：規(guī)定了在項(xiàng)目期間確定的團(tuán)隊(duì)和實(shí)物資源何時(shí)可用，可以使用多久。

步驟三：獲取資源

獲取資源是獲取項(xiàng)目所需的團(tuán)隊(duì)成員、設(shè)施、設(shè)備、材料、用品和其他資源的過(guò)程。本過(guò)程的主要作用是概述和指導(dǎo)資源的選擇，并將其分配給相應(yīng)的活動(dòng)。項(xiàng)目所需資源可能來(lái)自項(xiàng)目執(zhí)行組織的內(nèi)部或外部。

內(nèi)部資源由職能經(jīng)理或資源經(jīng)理負(fù)責(zé)獲取(分配)

外部資源則是通過(guò)采購(gòu)過(guò)程獲得。

步驟四：建設(shè)團(tuán)隊(duì)

建設(shè)團(tuán)隊(duì)是提高工作能力，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng)，改善團(tuán)隊(duì)整體氛圍，以提高項(xiàng)目績(jī)效的過(guò)程。

主要作用是改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、增強(qiáng)人際關(guān)系技能、激勵(lì)員工、減少摩擦以及提升整體項(xiàng)目績(jī)效。

考點(diǎn)：團(tuán)隊(duì)建設(shè)五階段

團(tuán)隊(duì)建設(shè)的五個(gè)階段中，項(xiàng)目經(jīng)理都要發(fā)揮不同的職能，在形成階段和震蕩階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要多多發(fā)揮牽頭作用，引領(lǐng)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作，在團(tuán)隊(duì)進(jìn)入規(guī)范期、成熟期后，要鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)發(fā)揮內(nèi)驅(qū)力，進(jìn)入授權(quán)階段。

考點(diǎn)：團(tuán)隊(duì)沖突管理

在遇到團(tuán)隊(duì)沖突的題目時(shí)，大家可以根據(jù)關(guān)鍵詞快速定位到解決辦法，其中合作/解決問(wèn)題是比較常見(jiàn)的答案，在沒(méi)有其它合適的解決辦法中，成為首要考慮的選項(xiàng)。

步驟五：管理團(tuán)隊(duì)

管理團(tuán)隊(duì)是跟蹤團(tuán)隊(duì)成員工作表現(xiàn)，提供反饋，解決問(wèn)題并管理團(tuán)隊(duì)變更，以?xún)?yōu)化項(xiàng)目績(jī)效的過(guò)程。

管理團(tuán)隊(duì)過(guò)程中要關(guān)注團(tuán)隊(duì)資源。包括(但不限于)

①促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，創(chuàng)建高效團(tuán)隊(duì)

②團(tuán)隊(duì)管理(運(yùn)用溝通、沖突管理、談判、領(lǐng)導(dǎo)技能)

③分配有挑戰(zhàn)性的任務(wù)，表彰優(yōu)秀績(jī)效

④監(jiān)督團(tuán)隊(duì)成員完成工作的意愿和能力，提供指導(dǎo)與支持。

步驟六：控制資源

控制資源是確保按計(jì)劃為項(xiàng)目分配實(shí)物資源，以及根據(jù)資源使用計(jì)劃監(jiān)督資源實(shí)際使用情況，并采取必要糾正措施的過(guò)程。本過(guò)程的主要作用是確保所分配的資源適時(shí)適地可用于項(xiàng)目，在不再需要時(shí)被釋放。

控制資源的過(guò)程中需要關(guān)注四點(diǎn)內(nèi)容

①監(jiān)督資源支出、缺乏、剩余情況

②確保按計(jì)劃使用和釋放資源

③在出現(xiàn)資源相關(guān)問(wèn)題時(shí)通知相應(yīng)的相關(guān)方

④對(duì)資源變更進(jìn)行管理