PMP^®培訓資料之項目經(jīng)理時間管理建議

學習PMP^®主要是多理解多思考，理解PMP^®所學的思維，自己也要制定適合的學習計劃，下面為大家整理了關(guān)于PMP^®考試的相關(guān)知識點知識，下文主要介紹項目經(jīng)理時間管理建議，供大家學習與參考：

項目經(jīng)理的15條時間管理建議

項目經(jīng)理常常會抱怨項目太復(fù)雜，時間總是不夠花，其實不管是工作還是生活中，要善于掌握一些技巧，總是會多出來時間的，下面這15條建議就是專門提供給覺得時間總是不夠用的項目經(jīng)理的。

01.會前溝通

在正式會議開始前，需要詢問與會人員是否參加，如果他們有任何其他事情沖突的話，如果涉及到他們的決策，需要和他們談?wù)勊麄兊倪x擇，并非正式的認可他們以正確的方式提出建議。

這可能需要花費一點時間，但在實際的會議中節(jié)省了時間，因為項目經(jīng)理能夠使用收集的信息來消除會議中可能存在的沖突，并使組織更快的做出決定。

02.信任項目流程

項目經(jīng)理不要總是擔心如何去處理變更，所以要設(shè)置可重復(fù)的工作流程來進行工作，這個優(yōu)點是可以將相關(guān)的工作交給別人，讓別人按照和自己同樣的流程和步驟來完成所有的工作，另一方面，通過對流程的使用，可以不斷的找出其中可能存在的問題來進行循環(huán)優(yōu)化。

03.使用模板

項目經(jīng)理可能沒有真正寫過項目相關(guān)文檔，但總有一些可以使用的方法，比如使用模板。使用的模板可能有很多，比如項目計劃模板、狀態(tài)模板、考核模板等等，所有的各種模板使用只有一個目的就是節(jié)省時間。

04.批量完成相關(guān)工作

項目經(jīng)理在不同的任務(wù)之間切換會形成大量的無效時間，因此需要花時間去減少從一個任務(wù)進入到另一個任務(wù)的次數(shù)。

批量完成相關(guān)工作是指項目經(jīng)理采取相同的工具或技能來一次性處理類似的任務(wù)，比如集中時間整理多個會議紀要，或者對相關(guān)的文件進行分類排序等等，其實最常用的就是集中某一個時間段來處理電子郵件，不用每隔一段時間就去查收郵件。

05.隨時寫報告

項目中的各種報告并非需要等到需要的時候才去寫，項目經(jīng)理要搭建好一個報告的框架后，突出顯示需要增加或更新的文本，那么在項目工作中，隨時記錄想到的內(nèi)容，然后對報告內(nèi)容進行添加。

比如發(fā)現(xiàn)了項目中的一個問題，那么就要把風險記錄到報告中去，當報告結(jié)束的時候，大部分的更新就會完成，否則你無法想起過去究竟發(fā)生了哪些重要的事情。

06.整合通知到一個地方

項目經(jīng)理可能會有各種被提醒的通知，那么不要在手機、Pad、PC或筆記本電腦以及各種即時通訊工具中到處設(shè)置，建議集中到一個地方比如郵箱中，通過集中所有的重要的通知，可以檢查是否存在沖突以及安排相應(yīng)的優(yōu)先級。

07.關(guān)閉彈窗口

項目經(jīng)理在做事的時候，很容易被電腦中彈出的窗口打擾導致分心，那么建議關(guān)閉所有可能的彈出窗口，特別是郵箱會彈出有新的郵件通知這種類型。

這樣做的額外好處是，當你在忙于在計算機上進行演示某些東西時，不會在屏幕上彈出通知消息，有時候可能會被所有人看到，而你會去手忙腳亂的去處理這些信息。

08.站起來打電話

在打電話的時候站起來，這個工作原理是避免讓你在舒適的環(huán)境下長時間通話。由于通話能夠比電子郵件或者發(fā)送即時消息提供更多的內(nèi)容，但實際上也不需要過多的溝通時間，站起來可以讓你更快的完成對話。

09.取消與工作無關(guān)的信息

取消所有與工作無關(guān)的消息，這些消息讓你在一天中消耗了大量的時間，如果想要繼續(xù)閱讀，建議采取非工作郵箱在非工作時間進行處理和閱讀。

10.授權(quán)

項目經(jīng)理對權(quán)力部分不需要太過于看重，項目中的任務(wù)完成是需要團隊進行合作完成的，而不是靠一個人來單打獨斗，對于非核心的工作要善于授權(quán)出去，通過授權(quán)一方面可以鍛煉項目團隊的能力，另一方面也能讓自己集中專注于重要的工作。

11.使用電子郵件人員列表

你是否在發(fā)送郵件時經(jīng)常一個個的尋找郵件接收人員，有的是各種項目組的成員，有的是管理層人員，更多的是各種利益相關(guān)者，項目經(jīng)理不可能把所有的人都記下來，一旦出現(xiàn)錯誤，可能會給項目帶來一些麻煩。

在郵箱中分類創(chuàng)建人員列表，給出一個簡單的列表名，這樣在發(fā)送郵件或者需要知道相關(guān)的人員名單時，就可以迅速的找到。也可以通過excel來建立，有些類別的人員會經(jīng)常變動，因此需要進行定期更新，當然，在表格中處理要比在郵箱中來的更方便。

12.嚴格遵守會議時間

看看你的會議日程安排，是不是所有的會議安排都在一個小時之內(nèi)，當然一個小時不是正確的時間，但是建議會議不要安排的過長，會議只需要專注于重要的事項，并嚴格按照日程進行下去。項目經(jīng)理可以嘗試著完成下一次的45分鐘的會議，長期堅持下去，你的時間也會多出來。

13.敢于說“不”

項目經(jīng)理不需要接受并完成所有的任務(wù)，你需要從項目和項目團隊及各方利益相關(guān)者角度去考慮這些任務(wù)，有些任務(wù)可以放棄掉來節(jié)省時間和精力。

如果是項目的關(guān)鍵利益相關(guān)者要求做項目中額外的某些任務(wù)，如果可以輕松完成或者項目團隊期望以不同的方式來完成，那么可以考慮繼續(xù)做下去，否則，那么要敢于拒絕并繼續(xù)前進。

14.使用任務(wù)清單

不管是會議準備，還是商務(wù)旅行，完成不同的項目階段等等任何事情，可以通過任務(wù)清單來幫助你記憶，并可以完成更多的任務(wù)。如果項目經(jīng)理經(jīng)常按照這種方式運作，清單可以幫助你更快速更輕松的處理具體的任務(wù)。

15.休息一下

不要總是讓自己處于緊張的狀態(tài)中，如果想要快速的完成一件事，不是一直埋頭苦干，需要中斷一下去休息，比如出去走走，午餐后睡一會，如果持續(xù)保持頭腦清醒，也需要和同事聊聊天，或者喝一杯咖啡甚至去呼吸一些新鮮空氣。

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